Teamassistenz Office & Operations Management (m/w/d)

Office-Management & Team-Experience

• Gastgeber-Mentalität & Empfang: Mit Deiner herzlichen und souveränen Art bist Du die erste Ansprechperson für unsere Gäste und sorgst für einen erstklassigen Empfang – persönlich sowie am Telefon

• Repräsentatives Umfeld: Du stellst sicher, dass unser Büro jederzeit in einem Top-Zustand ist. Du hast den Blick für die Details, die unsere Räume zu einem inspirierenden Ort machen, an dem sich unsere Gäste und unser Team gleichermaßen wohlfühlen

• Tool-Administration: Du verantwortest die Pflege und Verwaltung unserer internen Systeme (insbes. Google Workspace) und bist die zentrale Anlaufstelle für administrative IT-Fragen

• Schnittstelle zu Partnern: Du steuerst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Reinigung, Handwerk, Lieferanten) eigenverantwortlich und zuverlässig

• Mitarbeitendenbetreuung: Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen des Teams und sorgst mit viel Gespür für wertschätzende Details wie die Koordination von Jubiläen, Geburtstagen und Geschenken für Mitarbeitende

• Interne Kommunikation: Du gestaltest unseren internen Newsletter und pflegst die Kanäle, über die wir unser Team auf dem Laufenden halten.

Event-Management & Repräsentation

• Messen & externe Events: Du koordinierst unsere Präsenz auf Branchen-Veranstaltungen und bereitest unsere Messeauftritte und Veranstaltungen professionell vor, damit wir uns optimal präsentieren

• Kreative Event-Gestaltung: Mit eigenen Ideen planst und verantwortest Du unsere großen Highlights wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste und unterstützt engagiert bei der Organisation kleinerer Team-Aktivitäten

Operations & Support

• Durchdachtes Reisemanagement: Du unterstützt in der sinvollen Planung von Geschäftsreisen – von der klugen Hotelauswahl in Kundennähe bis zur optimalen Taktung, damit das Team stressfrei ankommt

• Business Support: Du hältst dem Team administrativ den Rücken frei, koordinierst Termine vor Ort und unterstützt bei der täglichen Organisation.

Vorbereitende Buchhaltung (Nice to have)

• Digitales Belegmanagement: Du verantwortest die strukturierte Zuarbeit für unser Steuerbüro, pflegst unsere Zahlungssysteme (z. B. Pliant) und stellst die vollständige Belegzuordnung in DATEV sicher

• Rechnungs-Workflow: Du übernimmst die Zuordnung der Belege und verwaltest wiederkehrende Rechnungen

• Zahlungsverkehr: Du koordinierst den reibungslosen Ablauf von Überweisungen sowie die Abwicklung von Personalauslagen über unsere Banking-App und sorgst für Transparenz in den Zahlungsflüssen

• Persönlichkeit: Du überzeugst durch kommunikative Stärke sowie ein empathisches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten

• Organisationstalent: Du hast eine strukturierte Arbeitsweise, die Fähigkeit zu priorisieren und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben stets den Überblick

• Digitaler Fokus: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools (insbes. Google Workspace) und bringst die Bereitschaft mit, dich zügig in neue Systeme einzuarbeiten

• Erfahrung & Integrität: Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenztätigkeit oder vergleichbaren Position. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für Dich selbstverständlich

• Sprachkenntnisse: Du besitzt fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

• Workspace & Lage: Ein modern ausgestattetes Loft-Büro mitten in der Hamburger Sternschanze mit hervorragender Verkehrsanbindung. Frisches Obst, exzellenter Kaffee und gekühlte Getränke sind bei uns selbstverständlich

• Flexibilität & Balance: Wir bieten Dir eine gesunde Work-Life-Balance durch individuelle Arbeitszeitmodelle und faire Teilzeitoptionen, die zu Deinem Leben passen

• Entwicklung: Ein individuelles Weiterbildungsbudget für Deine fachliche und persönliche Entwicklung sowie transparente Perspektiven für Dein Wachstum bei uns

• Kultur & Team: Familiäre, kollegiale Arbeitsatmosphäre mit positiver Grundstimmung, flachen Hierarchien und viel Gestaltungsspielraum für Deine Ideen

• Events & Miteinander: Regelmäßige Teamevents und Workshops für einen starken Zusammenhalt

• Mobilität & Support: Fahrtkostenzuschuss für Dein HVV-Ticket, finanzielle Unterstützung für Deine ergonomische Homeoffice-Ausstattung sowie wöchentliche Englisch-Sprachkurse